仕事の引き継ぎをスムーズにするために前任者がやるべきこと!

仕事の引き継ぎをスムーズにするために前任者がやるべきこと!

あなたがもし職場で異動することになった場合、仕事の引き継ぎをしなくてはなりませんよね?

引き継ぎをスムーズに行うためには、前任者であるあなたの事前準備が重要なポイントになります。

 

そこで、後任者に仕事を引き継ぐときの抑えておきたいポイントをご紹介します。

 

仕事の引き継ぎにおける前任者の役割とは?

仕事の引き継ぎにおける前任者の役割は、自分が今までにやっていた仕事を、後任者が同じクオリティでできるようにすることです。

普段何気なくやっているような仕事でも、初めてやる人にとっては、右も左もわからない内容になります。

 

このため、自分が今までやってきた仕事、今後やるべきことを、しっかりとわかりやすくまとめておく必要があります。

通常業務と合わせて引き継ぎもしなくてはならないため、一時的にかなり大変にはなりますが、スムーズな引き継ぎをするためには必須事項です。

 

しっかり引き継ぎができていないと、新しい環境で自分の仕事をスタートしようと思っても、後任者から頻繁に連絡がきて思うように仕事ができなくなります。

後任者だけでなく自分のためにも、引き継ぎは怠らないようにしましょう。

 

仕事の引き継ぎをスムーズにするために前任者がやるべきこと

引き継ぎスケジュールの作成

引き継ぎをするにあたって、前任者と後任者が常に同じ場所にいられるのであれば、引き継ぎの時間もたくさんとれます。

しかし、引き継ぎ前の仕事の都合や、出張の予定などが入っているなど、前任者と後任者が顔を合わせて引き継ぎをできる期間が限られている場合があります。

 

このため、具体的にどれくらいの時間を引き継ぎに割くことができるかを、予め考えておく必要があります。

その時間の中で、何をどのような順番で引き継いでいくかのスケジュールを立てるようにしましょう。

 

スケジュールを立てて計画的に引き継ぎをしていないと、最後のほうが駆け足になってあまりよく教えることができなかったり、最悪の場合は引き継ぎを完全に終わらせることができなくなってしまいます。

 

必ず自分と後任者の予定を確認して、引き継ぎスケジュールを立てるようにしましょう。

 

仕事の目的を教える

後任者へ仕事を引き継ぐにあたって、ただ単に業務を教えるだけでは、あまりいい引き継ぎとは言えません。

まずは、何のために自分の仕事をやるのか、その目的を教えるようにしましょう。

 

そもそもの仕事の目的を理解した上で仕事をするのとしないのとでは、大きな差が生まれます。

 

仕事の目的をわかった上でやっていれば、後任者は上司や客先と話をするときなどに、自信をもって業務の説明ができるようになります。

もしかしたら、今やっている業務のやり方をもっと改善することもできるかもしれません。

 

後任者が仕事の目的を理解し、自信をもって進められるようにしてあげましょう。

 

具体的な業務内容を実践させる

仕事の目的を伝えたら、今度は実際の業務について一つ一つ説明していきましょう。

ここで重要なポイントですが、業務についてただ説明するだけで終わらせずに、必ず後任者に自分の手で実践させるようにしてください。

 

人は説明を聞いたときにはわかったつもりになっていても、いざ自分の手でやろうとすると意外とできないものなのです。

まだ前任者であるあなたの目が届くうちに、後任者に実際の業務を実践させて、うまくできないところをアドバイスするようにしましょう。

 

後任者も実際に手を動かすことで、より業務に対する理解が深まるようになりますよ。

 

必要な資料やデータのありかを伝える

意外と忘れがちなのが、仕事に必要な資料やデータのありかを、後任者に正確に伝えることです。

仕事の目的や業務内容を教えたことで安心しきってしまうことが多いのですが、どんな仕事でもそれに伴う必要な資料やデータが存在するものです。

 

紙の資料であれば、どの部屋のどの棚のどこにしまってあるのか、データであればパソコン上のどこに保存してあるのか、正確に伝えるようにしましょう。

 

これを忘れてしまうと、いくら業務内容を完璧に教えたとしても、必要な資料やデータがどこにあるのかわからなくて、実際にはできないなんてことになってしまいます。

あなたが異動してしまった後になってから聞かれたとしても、その場に居合わせないと資料やデータのありかを説明することはとても難しいです。

 

ですので、仕事に必要な資料やデータの場所は、忘れずに後任者に伝えるようにしましょう。

 

年次・月次・週次・日次業務をまとめる

実際の業務では、年次・月次・週次・日次ごとに発生するものがあります。

引き継ぐ仕事について年間スケジュールを作成し、そこからどのような仕事をどのタイミングで行うのかを説明するようにすると、後任者もイメージがわきやすくなります。

 

業務内容マニュアルとは別に、業務スケジュールについてもまとめておいて引き継ぐようにすると安心でしょう。

決まったタイミングにやらなければならない業務の漏れが発生しないように、業務スケジュールをわかりやすく伝えるようにしてください。

 

スケジュールに沿って説明すると、全体の流れが把握できるので、より引き継ぐ仕事に対する理解を得やすくなりますよ。

 

後任者を連れて関係部署や顧客に紹介する

あなたがやっていた仕事が、他部署の人間や顧客と顔を合わせる機会があるものであれば、必ず後任者を連れて紹介するようにしましょう。

前任者であるあなたがいるうちに、後任者に仕事で関係する人たちと面識を持たせてあげることも、立派な引き継ぎの一つです。

 

しっかりと後任者を紹介しておくことで、他部署や顧客からの信頼を損なわずに、仕事を引き継ぐことができます。

あらかじめ直接あってどういう人間かを知っておけば、後任者もそれに関わる人たちも安心することができるものです。

 

仕事で一番重要なことは人間関係だと言っても過言ではないので、後任者の紹介はしっかりとするようにしましょう。

 

残務処理をして後任者への負担を減らそう

後任者へ仕事を引き継ぐにあたって、自分が抱えている仕事もいくつか残っていると思います。

あなたが異動してしまう前にできることが残っていたら、できるだけあなたが処理をするようにして後任者への負担を減らすようにしましょう。

 

後任者にとっては引き継いだ仕事は初めてやることなので、どうしても一つ一つ処理していくのに時間がかかります。

この上、あなたが大量に残務を残したまま異動してしまっては、後任者への負担が大きくなりすぎて引き継ぎ直後の仕事がうまく回らなくなる可能性があります。

 

そんなことでは後任者に迷惑をかけることになるし、恨まれることにもなるので、できるだけ残務処理をするように心がけましょう。

立つ鳥跡を濁さずです。

 

自分の仕事は綺麗にやりきって、しっかりと引き継ぎをして、気持ちよく異動できるようにしましょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

 

社会人を続けていれば、必ずいつかは引き継ぎをする場面に遭遇することになります。

もしかしたら、引き継ぎで嫌な思いを経験したこともあるかもしれません。

 

しかし、もしあなたが前任者として引き継ぎをすることになったら、後任者から酷い引き継ぎだったと思われないように、最大限の配慮をもって対応するようにしましょう。

スムーズな引き継ぎができると、周りからの評価もよくなりますよ。

 

今回の記事が、引き継ぎを必要とする前任者の参考になれば幸いです。

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